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FEDEC-Fédération européenne des écoles de cirque professionnelles recherche un Chargé d’administration communication et service aux membres (H/F)

Remise des candidatures : lundi 6 mai

DESCRIPTION

Fondée en 1998, la Fédération européenne des Ecoles de Cirque professionnelles rassemble 55 membres : 42 écoles et 13 organisations liées aux arts du cirque dans 26 pays.
La FEDEC a pour vocation principale de participer au développement et à l’évolution de la pédagogie et de la création dans le domaine des arts du cirque.
Le secrétariat de la FEDEC est composé d’une coordinatrice générale, une coordinatrice de projets et une chargée de communications, à temps complet.
Les employés de la FEDEC allient professionnalisme et passion à une approche rigoureuse et analytique des missions, et œuvrent à la mise en place de résultats utiles aux membres du réseau et à leurs partenaires. La culture FEDEC est basée sur le soutien mutuel et le dynamisme.
Actuellement la FEDEC est à la recherche d’une /un stagiaire en administration communication et service aux membres commençant le 03 juin pour une période de 3 mois (juin, juillet, août).
En cas d’une expérience satisfaisante pour le/la stagiaire et la FEDEC, la personne se verra proposer un contrat à durée déterminée de septembre 2013 à mars 2014 en tant que Chargée d’administration, de communication et de service aux membres.

FONCTION

En collaboration avec et dans un premier temps sous la responsabilité des autres membres de l’équipe, votre mission sera d’assister le secrétariat de la FEDEC dans ses activités quotidiennes et ses objectifs stratégiques, à travers des tâches concrètes de gestion de réunions et projets : réunions statutaires, assistance administrative, outils de communication, d’information et de service aux membres.

- Assistance pour les réunions statutaires, les réunions de groupe de réflexion et réunions de projets

  • Elaboration et envoi des convocations aux membres du Conseil d’Administration (Réunions du CA programmées en septembre et octobre 2013) et à l’Assemblée générale (AG programmée pour octobre 2013)
  • Mise en page des dossiers de préparation (« readers ») des CA et de l’AG
  • Mise en forme du programme général et des informations logistiques des réunions FEDEC au festival Circa, oct 2013
  • Suivi des présences, des procurations et des formulaires de valorisation des contributions en nature des membres
  • Rédaction de procès-verbaux pour les réunions statutaires, des groupes de réflexion et de projets et coordination de la traduction et de la relecture
  • Aide aux chargées des groupes de réflexion pour l’organisation des réunions et l’envoi d’information

- Assistance pour la demande de subvention annuelle de l’association –Jean Monnet

  • Participation à l’écriture des activités du programme de la subvention de fonctionnement annuelle
  • Relecture et mise en page du programme d’activité de la subvention de fonctionnement annuelle, sous la supervision de la coordinatrice générale de la FEDEC et du Conseil d’Administration

- Assistance à la communication et à l’information :Aider la Chargée de Communication dans la mise à jour des différents outils de communication :

  • Monitoring des membres : récolte d’informations sur les membres (évolutions et reconnaissance de la formation, insertion professionnelles des étudiants, opportunités, participation aux projets européens) pour les différents outils du réseau (rapport annuel, revue de presse, outils de communications, projets et actions)
  • Site internet : récolte d’information/mise à jour régulière du site (actualités, répertoire des écoles, pages évènements, projets, groupes de réflexion et participation aux réseaux européens) / monitoring des alertes Google (élaboration de la revue de presse 2013, mise à jours du site, newsletters...)
  • Espace membres : alimentation et mise en ligne de la documentation FEDEC, notamment en amont des rencontres au festival Circa, des réunions du CA et des groupes de réflexion
  • Newsletter : envoi des newsletters internes (bimestrielles) et externe (trimestrielles) au réseau et à ses partenaires – octobre 2013 (interne et externe) et décembre 2013 (interne, externe et carte de vœux)
  • Bases de données : mise à jour et développement de la base de données des destinataires des newsletters internes et externes ; mise à jour et développement de la base de données des contacts des membres, construction de nouvelles bases de données spécifiques aux projets INTENTS (tous les professeurs des écoles membres) et ESCALES (tous les étudiants des écoles membres).

- Aide à la gestion financière

  • Publipostage et envoi des factures des cotisations 2014 (décembre 2013)
  • Gestion des relations avec les experts, partenaires, prestataires ou fournisseurs sur ses projets

PROFIL

- Méthodique, capacité d’organisation, de priorisation et de planification de tâches diverses. Grande rigueur et respect des délais

- Capacité à travailler en autonomie dans le cadre d’une petite équipe, aptitude à travailler avec un Conseil d’Administration à distance

- Capacité de reporting envers sa supérieure hiérarchique et capacité d’information après des collègues

- Capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction

- Capacité à prendre en compte des données financières et budgétaires et à développer des relations de confiance avec les prestataires extérieurs

- Excellentes capacités de communication interpersonnelle

- Capacité à assimiler, classifier et transmettre de l’information sur différentes sujets et pour différents publics

- Pro-actif, persistent, organisé et orienté réseau et résultats

- Motivé, flexible et travaillant de manière collective

- Etre autonome, avec une capacité d’apprentissage très rapide et une attitude positive face aux projets (« can do » attitude)

- Direct, sachant communiquer sur ses difficultés et pro-actif sur la méthode pour les résoudre

- Intérêt pour la formation artistique et la création dans le cadre d’un réseau européen, et aisance relationnelle dans un contexte multinational

- Goût et disponibilité pour des déplacements occasionnels en Europe

- Diplôme universitaire niveau Master ou licence spécialisée et expérience professionnelle

- Expérience démontrée dans la communication et la gestion de projet dans des projets européens, de préférence au sein de réseaux européens
- Connaissances et expériences dans la gestion de la vie associative (questions organisationnelles et statutaires des aisbl) ou capacité à les acquérir rapidement
- Très bonne maitrise des outils de communication (Excel, Word –mise en page et publipostage, Power point, Access serait un plus, CMS Wordpress, modules d’envoi de newsletter)
- Maîtrise parfaite du français (niveau français langue maternelle) avec un très bon niveau d’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
- Bonnes connaissances des programmes européens et des enjeux actuels pour les réseaux. Une expérience dans le domaine de l’éducation et la formation, ou du programme Léonardo Da Vinci est un plus.

CONDITION

Type de contrat : CDD
Régime : temps plein

CANDIDATURE

Envoyez votre candidature (4 PJ : CV et lettre de motivation en français et anglais) à l’attention de :
Tim Roberts, président et Danijela Jovic, coordinatrice générale
info@fedec.eu
Campus du CERIA
1 Avenue Emile Gryzon, bâtiment 4A,1er étage, bureaux 169/170
1070 ANDERLECHT

Veuillez noter qu’en raison du nombre élevé de candidatures, la FEDEC ne sera pas nécessairement en mesure de répondre à chaque candidature, et que seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour être invités à un entretien.

Date limite : Lundi 06 mai 2013 à 12h00.
Les entretiens auront lieu les 15,16 ou 17 mai 2013.

Pour plus d’infos : http://www.fedec.eu/

Concertation des Centres Culturels Bruxellois

Rue de la Victoire, 26 | B-1060 Bruxelles | CONTACT | Téléphone : +32 (0)2/539.30.67

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